Le système mis en place distingue deux grandes familles d'événements :

1. Les événements qui apparaissent aux visiteurs du site : ce sont des événements qui sont ouverts au public. Le site AMA 2009 est un puissant outil pour annoncer vos événements et attirer des gens, soit directement, ou encore en les référant à votre propre site web.
   Les événements sont stockés dans une base de données. Les visiteurs du site pourront interroger cette base de données à l'aide d'une interface simple, afin de retrouver les événements susceptibles de les intéresser en fonction de critères géographiques et par la date.
2. Les événements qui n'apparaissent pas sur le site, comme des groupes privés ou des visites scolaires. Vous pourrez identifier ces événements comme tel en cochant la case «Privé» du formulaire d'inscription.
   Vous devez enregistrer ces événements afin d'avoir accès au matériel promotionnel gratuit créé spécialement pour l'AMA. Il est également essentiel de faire le suivi de toutes vos interventions auprès du public au cours de l'année 2009. Cela nous sera utile pour évaluer l'impact de nos actions et rendre compte du succès de l'opération auprès de nos bailleurs de fonds. D'ailleurs, la possibilité d'effectuer une évaluation quantitative de nos activités est importante pour aller chercher le financement supplémentaire qui nous fait toujours cruellement défaut.

Comment procéder

Chaque organisme qui souhaite mettre sur pied un événement dans le cadre de l'AMA doit désigner une personne qui aura la responsabilité d'inscrire les événements dans la base de données, de commander le matériel promotionnel, et de faire le compte-rendu de l'événement lorsque celui-ci est terminé.

Vous n'avez pas de personne désignée? Vous n'avez qu'à vous inscrire sur le site : sur la page d'accueil, dans le menu «Ouvrir une session», vous trouverez un lien intitulé «Créer un compte». Choisissez vous-même votre nom d'utilisateur (identifiant) et votre mot de passe. (Dans le champ Nom, indiquez votre véritable nom — S.V.P., pas de surnom, de raccourci ou de pseudonyme!). Vous pouvez aller aussi directement sur le formulaire en cliquant ici.

Les utilisateurs enregistrés pourront inscrire de nouveaux événements à tout moment. Chaque événement ainsi créé sera rattaché à son créateur, et seule cette personne pourra par la suite modifier les informations de cet événement. Assurez-vous d'inscrire vos événements dès que possible — immédiatement! Plus le public prendra connaissance de vos événements à l'avance, plus il sera susceptible d'y participer! Et quoi de plus excitant et inspirant qu'une base de données qui déborde d'événements — rien de tel pour motiver d'autres groupes à proposer leurs propres événements dans le cadre de l'AMA 2009!

Pour ajouter vos événements, utilisez ce formulaire.

Lorsque vous serez prêt(e) à ajouter un événement à la base de données, vous serez appelé(e) à remplir les champs suivants :

Étape 1 — Quoi

Dites-nous en quoi consiste votre événement.

• Nom/Titre de l'événement (Requis)
• Titre anglais (Facultatif)
• Catégorie (Requis. Choisir une catégorie dans la liste déroulante)
• Description de l'événement (court paragraphe; les informations complémentaires peuvent être ajoutées ici, de même que le nom de votre organisme. À vous d'utiliser ce champ à bon escient!)
• Description en anglais (Facultatif)
• Langue (Requis. Choisir dans la liste déroulante. utile surtout pour les présentations verbales : conférences, pièces de théâtre, etc.)
• Gratuit? (Case à cocher; Si coché, aucun frais de participation exigé.)
• Jeunes? (Case à cocher; Si coché, l'événement convient à un jeune public.)
• Privé? (Case à cocher; Si coché, l'événement est privé et ne sera pas affiché.)
• Site web (URL du site web où l'on peut obtenir plus de détails sur l'événement. Pas requis, mais fortement conseillé. SVP inclure le préfixe http://)

Étape 2 — Où

Lieu de l'événement. Tous les champs doivent être complétés.

• Endroit (nom du parc, de la salle de spectacle, etc. Pas d'adresse, S.V.P. : si vous devez en fournir une, utilisez le champ «Description de l'événement» à cet effet, ou précisez un site web où les détails sont disponibles)
• Ville
• Province (choisir dans la liste déroulante; requis)
• Région (choisir dans la liste déroulante; requis)

Étape 3 — Quand

Date et heure de l'événement. Une date de début doit être fournie; les autres champs sont facultatifs et pourraient ne pas être pertinents dans votre cas.

• Date début (Requis; utiliser le calendrier popup)
• Heure début (Facultatif; choisir dans la liste déroulante; peut être laissé vide)
• Date fin (Facultatif; utiliser le calendrier popup)
• Heure fin (Facultatif; choisir dans la liste déroulante; peut être laissé vide)
• En continu? (Case à cocher; Si coché, l'événement se déroule sans interruption depuis la date/heure de début jusqu'à la date/heure de fin)
• Horaire varie? (Case à cocher; Si coché, l'événement est présenté selon un horaire variable entre les dates de début et de fin.)

Étape 4 — Contact

Renseignements sur la personne à contacter. (Pour utilisation interne, uniquement à des fins de validation : ces renseignements ne paraîtront pas sur le site web. L'omission de ces renseignements pourrait retarder la publication de votre événement.)

• Nom du contact
• Téléphone
• Courriel
• Message aux administrateurs du site

Tous les renseignements fournis seront vérifiés par un administrateur du site avant que l'événement ne soit publié, c'est à dire visible dans le moteur de recherche. Attention : Si un événement déjà publié est modifié par la suite par son créateur, il est susceptible de retomber dans un état «non-publié». Cela a pour but d'éviter que des données inacceptables (pensez «pourriels») ne se retrouvent sur le site.

Chaque événement que vous ajouterez se verra assigner un numéro d'identification unique. Vous pourrez retrouver le numéro de tous vos événements en utilisant la fonction «Gérer vos événements» dans le menu «Gestion des événements». C'est également par cette fonction que vous pourrez inscrire votre compte-rendu d'événement lorsque celui-ci sera terminé.

Le compte-rendu

Votre compte-rendu d'événement, et tout particulièrement la fréquentation obtenue, est ESSENTIEL pour deux raisons :

• Un suivi assidu du nombre de participants aux événements nous permettra d'évaluer le succès remporté par l'AMA et de rendre des comptes à nos bailleurs de fonds. Notre capacité à évaluer la participation de manière précise est un critère important aux yeux de futurs commanditaires.
• Vous ne pourrez commander de matériel promotionnel tant que vous ne nous aurez pas fait parvenir le compte-rendu de vos événements complétés.

Le processus a été conçu pour être aussi rapide et facile que possible. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec nous à Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. .